Cualquier gran idea, producto, plan o estrategias tienden a fallar en el momento en que el equipo no está alineado, comunicado, ni mentalizado bajo la visión y misión de su líder. La cultura es el conjunto de valores, experiencias, normas y creencias de una empresa; así como la forma de pensar, sentir y actuar de las personas que la integran. Y, una vez establecida la cultura empresarial, la creación de procesos es lo que permite mantener el orden: metodologías y políticas que se puedan modelar, imitar, replicar y escalar. Así, las empresas logran crecer de manera sostenida y rentables en el tiempo, llevando nuestras organizaciones a niveles clase AAA.
¿Fácil? Para nada. Llevar la teoría a la práctica es el verdadero reto.
Estos son los principales pasos para buscar este objetivo:
Enfoque: Lo primero es clasificar las actividades en, las que agregan valor, las que no agregan valor y también, las que no agregan valor, pero, son necesarias. Es importante establecer con claridad el enfoque para optimizar nuestro tiempo y eficiencia en la actividad que realizamos.
Métricas: Se debe establecer las medidas claves como velocidad, costos, calidad, productividad y experiencia del cliente. Lo que no medimos no controlamos. Por lo tanto, es clave definir las características, especificaciones, objetivos y comenzar a medir. Esto nos permite buscar la mejora continua en nuestra actividad.
Interacción del proceso: Para lograr la mejora continua, primero debemos reconocer las métricas, luego, buscar la solución requerida y finalmente crear rutinas regulares que nos permita sistematizar la actividad; Y potencialmente automatizar el proceso.
Objetivos: Lo importante en esta parte del proceso es la autosuficiencia, la fácil navegación por el proceso, la simplificación de tareas, y la reducción de movimientos innecesarios. Revisemos bien e identifiquemos estas actividades que pueden ser mejoradas.
Planificación de soluciones: Se deben realizar sesiones de datos, desarrollar soluciones con el equipo, normalmente quien realiza la actividad es quien más conoce cómo mejorarla—siempre y cuando tenga la mente abierta y esté dispuesto a mejorar—. Establecer cronogramas y costos; revisar los recursos necesarios y los innecesarios, planificación de riesgos, crear un plan de comunicación.
Lanzamiento del plan: Establecidos los pasos anteriores, estamos listos para crear nuestro plan de calidad y mejora continua. Para eso, el plan debe tener credibilidad. Debe ser influenciable, se deben asignar los recursos y se debe tomar el control. Para la presentación del programa, se deben tener en cuenta las personas, su cerebro y sus percepciones. La estructura del cerebro se compone de: a) El cerebro reptiliano, lo que busca la excitación. b) El cerebro límbico, que busca las conexiones sociales.
c) La corteza frontal o Neocortex, que busca la lógica, razonamiento y datos.
Disciplina y ejecución: Mantenerse enfocado sin distracciones. No complicarse. Concentrarse en lo que hacemos bien y celebrar los pequeños logros sin perder el ritmo. Debemos iniciar con las ideas de mayor impacto. Involucrar a los responsables desde el inicio. Seguir el plan sin atajos. Revisión constante del equipo y sus líderes. Presionar en las primeras etapas y reforzar las siguientes. Establecer fechas límites con claridad. Enfócate en el talento y esfuerzo del equipo, también de sus integrantes.
Comunicación: En la etapa final del proceso, es fundamental entender a nuestra audiencia. Quienes son nuestros pares, líderes, equipo y ejecutores. Establecer, disciplinadamente, la frecuencia de la comunicación. Evaluar si es necesario que sea diariamente, semanal, quincenal, mensual, semestral o anual. O incluso, con chat o línea abierta (depende del tipo de actividad a monitorear y la fase en la que estemos). Mantener la comunicación clara y precisa, con palabras simples y directas—con honestidad brutal—, con respeto y siendo constructivos, dejando el ego de lado. La mejora continua requiere planificación antes de actuar. Pensar antes de hacer—repito—constantemente. Se requiere motivación y disciplina. Se requiere del equipo y su cultura. Se aprovechan las fortalezas de cada uno y refuerza las debilidades del otro. Nos apoyamos en los demás y soportamos a quien nos necesita. Se crea un concepto de inteligencia colectiva. Se aprende a delegar y confiar.
La confianza es la base de una buena cultura empresarial, y los procesos son la fórmula para llevar a cabo la misión, visión, plan y estrategia de nuestra organización. Cultura y procesos: El complemento ideal de la estrategia y misión de nuestra empresa.
Guillermo Jouvin Arosemena
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